Introducción
A partir del mes de junio de 2022, la herramienta de formularios de inscripción de web del club permitirá la posibilidad de incluir documentos al rellenar el formulario y enviarlos al Club directamente facilitando aún más la gestión interna del mismo y agilizando los trámites y procesos que se llevan a cabo con los/las jugadores/as.
Estos documentos quedarán asociados al jugador/a y se podrán traspasar a su ficha igual que el resto de datos simplemente haciendo un clic en un botón con el consiguiente ahorro de tiempo y recursos tanto personales como económicos.
Consideraciones previas
Antes de empezar a utilizar la herramienta se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Los ficheros adjuntos se clasifican en dos grupos: por un lado los documentos de texto (Word, Pdf) y por otro los documentos gráficos (jpg, jpeg, png).
- Por tema de espacio de almacenamiento y de funcionalidad operativa, los ficheros estarán limitados a 5 por formulario.
- También, por los temas citados en el punto anterior, los ficheros no podrán exceder los 2 Mb de peso total cada uno.
- Al ser información muy confidencial y tener un nivel de seguridad alto, es obligatorio que el Club tenga bien definido el texto correspondiente al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Para evitar las sanciones establecidas en dicho Reglamento, la web no publicará ningún formulario en el que no se haya introducido el texto tal y como se recoge en el documento. Contacte con nosotros si quiere beneficiarse del convenio suscrito con Audidat, S.L.
- Puede combinar documentos incluidos en el apartado ‘Descargas’. Para ello, añada el documento en dicho apartado y ponga un enlace al mismo para descargarlo en las instrucciones de cumplimentación del formulario. Así podrá poner a disposición del visitante una plantilla definida por el club para que la rellene y la suba como fichero adjunto al formulario.
Instrucciones
Gestor
Antes de requerir un documento en el formulario, debe añadirlo en el área de Gestión de la web. Para ello acceda con su usuario y contraseña (debe tener permiso de supervisor) y localice el menú formulario. Si no está activo en su web, contacte con nuestro departamento Comercial (comercial@gestiondeportiva.com). Una vez dentro del gestor de formularios, haga clic en el botón ‘Editar’ y a continuación en el botón ‘Campos’. En la ventana de ‘Campos’, vaya a la parte final y pulse sobre el botón ‘+ Añadir’.
A continuación, introduzca un texto breve del documento (dato obligatorio) y una breve instrucción o descripción sobre el tipo de documento que se está requiriendo. Por último, si considera que es un dato obligatorio, cambie la casilla ‘Obligatorio’ a ‘Si’ y pulse en el botón ‘Aceptar’.
Una vez hecho esto, verá el documento en la parte inferior del formulario. Repita este proceso por cada documento que se requiera.
Web
En la parte de la web, no tiene que hacer nada ya que el sistema incluirá automáticamente los documentos solicitados e impedirá el envío del formulario hasta que no se hayan incluido los obligatorios.
Traspaso a Gesdep
Como paso previo al traspaso de los datos a Gesdep, puede revisar y cotejar la información introducida con la documentación aportada y realizar las modificaciones oportunas con el fin de garantizar la calidad y la fiabilidad de los datos.
El traspaso a Gesdep se realiza de forma automática con el resto de información y los documentos se almacenan en la carpeta del jugador/a, pudiendo ser consultados desde la aplicación.